Оффбординг (offboarding) – это увольнение сотрудника и его вывод из рабочих процессов с минимальными потерями и стрессом для него самого, коллектива и всей компании. Он включает принятие решения руководством, беседу и объяснение обстоятельств, оформление соответствующих документов, подготовку коллектива и перераспределение обязанностей в нем.
Оффбординг выполняет следующие задачи:
Большинство компаний, даже тех, кто уделяет большое внимание адаптации сотрудников и их комфорту, проводят оффбординг формально, просто сообщая об увольнении и подписывая соответствующие документы. Поэтому в таких коллективах часто возникает напряженность – у многих появляется ощущение, что они могут стать следующими, портятся отношения с начальством, резко снижается уровень доверия, а некоторые даже пытаются “подсидеть” коллег, чтобы удержать свое место. Руководство пытается хаотично распределить обязанности между остальными подчиненными, не оплачивая внеплановую нагрузку, что еще сильнее портит микроклимат. А недовольный уволенный сотрудник начинает мстить и портить репутацию компании, рассказывая, как несправедливо руководство относится к своим подчиненным, что усложняет поиск новых соискателей.
Теперь поговорим о всех этапах оффбординга подробнее и расскажем, как правильно увольнять сотрудников по их собственному желанию или инициативе работодателя.
На первом этапе оффбординга проводится оценка психологического состояния коллектива, которая поможет принять решение о том, какого сотрудника следует уволить. Чаще всего причины этого решения следующие:
Оценив взаимоотношения между коллегами, можно понять, как увольнение скажется на коллективе. Например, если сотрудник хорошо справляется со своими рабочими обязанностями, но при этом ведет себя непрофессионально, вступает в ссоры, распускает слухи и пренебрежительно относится к руководству и другим работникам – его уход из организации пойдет на пользу. И наоборот, один из подчиненных может быть лидером мнений и “душой компании” и иметь хорошую репутацию в штате, поэтому его увольнение скажется на команде отрицательно. Если есть вопросы к уровню квалификации такого человека, лучше пересмотреть его обязанности так, чтобы он эффективно реализовывал свои навыки.
Как только решение об увольнении принято, нужно сообщить о нем сотруднику – так у него будет больше времени на то, чтобы найти новое место и не остаться без работы. При этом у руководства и HR-отдела также будет возможность найти замену.
Беседа должна быть прозрачной и открытой – не стоит делать намеки, поручать сообщить новость об этом кому-то из коллектива и тем более предпринимать действия, которые вынудят работника написать заявление самостоятельно. Также нельзя допускать распространения слухов – подчиненный должен узнать об увольнении от руководства, а не из сплетен.
Сообщите сотруднику причины принятого решения, обсудите с ним срок ухода из компании и спросите, сколько времени ему понадобится на поиск нового места. Объясните, что увольнение – это не наказание и результат личной неприязни, а адекватный шаг, который принесет пользу и компании, и человеку. Возможно, что на новом месте он сможет лучше раскрыть свои способности и реализоваться как специалист.
Обсудите подробности и все организационные моменты: например, сможет ли он лично подготовить нового работника, как передаст дела коллегам, кто сообщит об уходе клиентам, с которыми он работал. Обычно на этом этапе предлагают написать заявление по собственному желанию и дают хорошую рекомендацию, которая поможет при трудоустройстве. Также по возможности следует позаботиться и о выходном пособии, чтобы у бывшего подчиненного не возникло серьезных финансовых трудностей во время поиска нового места.
Прежде чем уволить сотрудника в некоторых случаях разумно будет предложить испытательный срок – например, когда сотрудник ранее хорошо справлялся со своими обязанностями, но потом его производительность упала. Можно выяснить причины таких изменений, дать ему время исправиться или предоставить дополнительную мотивацию, которая послужит стимулом для улучшения показателей.
После беседы нужно позаботиться о том, чтобы документы были оформлены в соответствии с Трудовым кодексом.
Также на этом этапе нужно позаботиться об отмене права доступа к рабочим аккаунтам. Они будут нужны в тот период, когда сотрудник будет дорабатывать в компании, но сразу после его ухода они должны быть отключены из соображений безопасности и конфиденциальности.
Желательно, чтобы коллектив узнал новость об увольнении одного из его членов также от руководителя, который принимал это решение. Сообщите им причины, не подчеркивая недостатки, расскажите, что вопрос с работником улажен на позитивной ноте, обозначьте сроки ухода из компании и распределение обязанностей до того момента, как будет подготовлена замена. Поблагодарите сотрудника за время, проведенное в компании, отметьте его вклад и пожелайте успеха на новом месте работы.
Важный момент: беседа с коллективом должна происходить после разговора один на один. Реакция на новость об увольнении может вызвать неоднозначную реакцию, а ее сообщение при всех будет выглядеть как публичное унижение.
В некоторый случаях сотрудник может решить сделать официальное объявление о своем уходе самостоятельно. Такой вариант тоже приемлемый – руководитель может поучаствовать в объявлении и подтвердить отсутствие взаимных претензий.
После увольнения обязательно проведите финальный опрос (exit interview) уходящего сотрудника о его работе в компании. Благодаря нему можно получить честный и объективный взгляд на рабочий процесс в организации, поскольку уволившийся скорее всего открыто расскажет о всех недостатках, не опасаясь реакции руководства, как действующие сотрудники. Укажите, что ответы не повлияют на характеристики и размер выходного пособия – желательно, чтобы к этому моменту эти нюансы были улажены. Опросник можно предоставить в письменном виде, чтобы человеку было проще отвечать честно и открыто.
Вот о чем можно спросить:
Увольнение сотрудника по его собственному желанию – это нормальная и естественная часть рабочего процесса. В этом случае оффбординг помогает правильно объяснить это сотруднику и его коллегам, создавая для всего коллектива комфортные условия без стресса, ссор, конфликтов и интриг. Так компания сохранит репутацию честного и лояльного работодателя, который заботится обо всех своих подчиненных и идет навстречу даже в тех ситуациях, когда увольнения не избежать.