Последнее обновление: 19 июля 2024 года

Оффбординг: как правильно уволить сотрудника

Время прочтения: 9 мин.
Увольнение сотрудников - неотъемлемая, но далеко не самая приятная часть работы руководителя, во время которой возникает множество вопросов - как сообщить подчиненному эту новость, как не испортить отношения с остальным коллективом и не заслужить репутацию злого начальника, как распределить обязанности между сотрудниками и так далее. Все эти проблемы помогает решить оффбординг (offboarding) - технология правильного увольнения персонала.
НПБК.Эффективность
Престижная награда за эффективные маркетинговые практики. С 2015 года мы наградили более 350 брендов и специалистов в области маркетинга, PR и коммуникаций
Старт сезона: август 2024

Что такое оффбординг и зачем он нужен

Оффбординг — это увольнение сотрудника и его вывод из рабочих процессов с минимальными потерями и стрессом для него самого, коллектива и всей компании. Он включает принятие решения руководством, беседу и объяснение обстоятельств, оформление соответствующих документов, подготовку коллектива и перераспределение обязанностей в нем. 

Оффбординг выполняет следующие задачи:

  • сохранение репутации честного и надежного работодателя;
  • формирование хорошего имиджа руководства среди персонала;
  • забота о микроклимате в коллективе, предотвращение ссор и конфликтов;
  • оптимизация рабочих процессов с учетом изменения штата;
  • грамотное перераспределение обязанностей между подчиненными.
как правильно уволить сотрудника - фото
Цель оффбординга — правильно уволить сотрудника с минимальным стрессом для всех

Большинство компаний, даже тех, кто уделяет большое внимание адаптации сотрудников и их комфорту, проводят оффбординг формально, просто сообщая об увольнении и подписывая соответствующие документы. Поэтому в таких коллективах часто возникает напряженность — у многих появляется ощущение, что они могут стать следующими, портятся отношения с начальством, резко снижается уровень доверия, а некоторые даже пытаются “подсидеть” коллег, чтобы удержать свое место. Руководство пытается хаотично распределить обязанности между остальными подчиненными, не оплачивая внеплановую нагрузку, что еще сильнее портит микроклимат. А недовольный уволенный сотрудник начинает мстить и портить репутацию компании, рассказывая, как несправедливо руководство относится к своим подчиненным, что усложняет поиск новых соискателей

Как грамотно уволить сотрудника

Теперь поговорим о всех этапах оффбординга подробнее и расскажем, как правильно увольнять сотрудников. 

Отслеживание настроения персонала

На первом этапе оффбординга проводится оценка психологического состояния коллектива, которая поможет принять решение о том, какого сотрудника следует уволить. Чаще всего причины этого решения следующие:

  • непрофессионализм, невыполнение своих обязанностей;
  • низкий уровень мотивации и вовлеченности, пренебрежение правилами, безответственность;
  • постоянное создание конфликтных ситуаций, нарушение микроклимата в коллективе, несоблюдение корпоративной культуры, ссоры с руководством, неуважение к компании;
  • серьезная степень профвыгорания.

Оценив взаимоотношения между коллегами, можно понять, как увольнение скажется на коллективе. Например, если сотрудник хорошо справляется со своими рабочими обязанностями, но при этом ведет себя непрофессионально, вступает в ссоры, распускает слухи и пренебрежительно относится к руководству и другим работникам — его уход из организации пойдет на пользу. И наоборот, один из подчиненных может быть лидером мнений и “душой компании” и иметь хорошую репутацию в штате, поэтому его увольнение скажется на команде отрицательно. Если есть вопросы к уровню квалификации такого человека, лучше пересмотреть его обязанности так, чтобы он эффективно реализовывал свои навыки.

Беседа об увольнении и предоставление испытательного срока

Как только решение об увольнении принято, нужно сообщить о нем сотруднику — так у него будет больше времени на то, чтобы найти новое место и не остаться без работы. При этом у руководства и HR-отдела также будет возможность найти замену.

Беседа должна быть прозрачной и открытой — не стоит делать намеки, поручать сообщить новость об этом кому-то из коллектива и тем более предпринимать действия, которые вынудят работника написать заявление самостоятельно. Также нельзя допускать распространения слухов — подчиненный должен узнать об увольнении от руководства, а не из сплетен.

оффбординг это - фото
Оффбординг всегда включает честную и открытую беседу

Сообщите сотруднику причины принятого решения, обсудите с ним срок ухода из компании и спросите, сколько времени ему понадобится на поиск нового места. Объясните, что увольнение — это не наказание и результат личной неприязни, а адекватный шаг, который принесет пользу и компании, и человеку. Возможно, что на новом месте он сможет лучше раскрыть свои способности и реализоваться как специалист. 

Обсудите подробности и все организационные моменты: например, сможет ли он лично подготовить нового работника, как передаст дела коллегам, кто сообщит об уходе клиентам, с которыми он работал. Обычно на этом этапе предлагают написать заявление по собственному желанию и дают хорошую рекомендацию, которая поможет при трудоустройстве. Также по возможности следует позаботиться и о выходном пособии, чтобы у бывшего подчиненного не возникло серьезных финансовых трудностей во время поиска нового места. 

Прежде чем уволить сотрудника в некоторых случаях разумно будет предложить испытательный срок — например, когда сотрудник ранее хорошо справлялся со своими обязанностями, но потом его производительность упала. Можно выяснить причины таких изменений, дать ему время исправиться или предоставить дополнительную мотивацию, которая послужит стимулом для улучшения показателей.

Подготовка документов об увольнении и расчет

После беседы нужно позаботиться о том, чтобы документы были оформлены в соответствии с Трудовым кодексом.

  1. Убедитесь, что уход сотрудника в данный момент возможен — он не находится на больничном, в отпуске или декрете. Помните, закон не разрешает увольнять беременных и тех, у кого на попечении находятся малолетние — в этом случае можно только договориться о согласии сотрудника на такое решение;
  2. Оформите приказ с указанием причины и подписью уволенного. Если сотрудник уходит “по собственному желанию”, он обязан отработать две недели (по согласованию этот срок может быть сокращен или продлен).
  3. Проведите расчет в конце последнего рабочего дня оплатив фактически отработанное время, неиспользованные дни отпуска и выходное пособие, если оно было оговорено на этапе обсуждения условий.
offboarding - фото
Увольнение не должно нарушать трудовой кодекс

Также на этом этапе нужно позаботиться об отмене права доступа к рабочим аккаунтам. Они будут нужны в тот период, когда сотрудник будет дорабатывать в компании, но сразу после его ухода они должны быть отключены из соображений безопасности и конфиденциальности. 

Информирование коллектива об увольнении работника

Желательно, чтобы коллектив узнал новость об увольнении одного из его членов также от руководителя, который принимал это решение. Сообщите им причины, не подчеркивая недостатки, расскажите, что вопрос с работником улажен на позитивной ноте, обозначьте сроки ухода из компании и распределение обязанностей до того момента, как будет подготовлена замена. Поблагодарите сотрудника за время, проведенное в компании, отметьте его вклад и пожелайте успеха на новом месте работы. 

Важный момент: беседа с коллективом должна происходить после разговора один на один. Реакция на новость об увольнении может вызвать неоднозначную реакцию, а ее сообщение при всех будет выглядеть как публичное унижение.

В некоторый случаях сотрудник может решить сделать официальное объявление о своем уходе самостоятельно. Такой вариант тоже приемлемый — руководитель может поучаствовать в объявлении и подтвердить отсутствие взаимных претензий. 

Варианты дальнейшего взаимодействия с сотрудником

После увольнения обязательно проведите финальный опрос (exit interview) уходящего сотрудника о его работе в компании. Благодаря нему можно получить честный и объективный взгляд на рабочий процесс в организации, поскольку уволившийся скорее всего открыто расскажет о всех недостатках, не опасаясь реакции руководства, как действующие сотрудники. Укажите, что ответы не повлияют на характеристики и размер выходного пособия — желательно, чтобы к этому моменту эти нюансы были улажены. Опросник можно предоставить в письменном виде, чтобы человеку было проще отвечать честно и открыто. 

Вот о чем можно спросить:

  • как сотрудник оценивает отношение руководства к подчиненным, какое мнение складывается об этом в коллективе (не просите его “стучать” и называть конкретные имена, достаточно общего описания);
  • как уровень зарплаты соотносится с объемом обязанностей;
  • получен ли во время работы в компании новый опыт, который может использоваться в будущем;
  • какие моменты в организации бизнес-процессов можно отметить как положительные, какие — как отрицательные;
  • как можно оценить общую атмосферу в коллективе, сложились ли с кем-то близкие взаимоотношения и так далее.

Резюме

Увольнение — это нормальная и естественная часть рабочего процесса, и оффбординг помогает правильно объяснить это сотруднику и его коллегам, создавая для всего коллектива комфортные условия без стресса, ссор, конфликтов и интриг. Так компания сохранит репутацию честного и лояльного работодателя, который заботится обо всех своих подчиненных и идет навстречу даже в тех ситуациях, когда увольнения не избежать. 

Автор: Валерия Мегрибанова
Продюсер Национальной премии бизнес-коммуникаций
Премия
Национальная Премия бизнес-коммуникаций. Эффективность
НПБК.Эффективность — главная награда за эффективные маркетинговые и внутрикоммуникационные практики и одно из важнейших деловых событий страны.

Читайте также