Внутренние коммуникации – это одна из важнейших корпоративных бизнес-функций, отвечающая за выстраивание эффективного взаимодействия между персоналом, отделами и филиалами внутри одной компании путем организации процесса обмена рабочей информацией.
С развитой коммуникационной системой можно быть уверенным, что важные сообщения не останутся незамеченными и дойдут до адресатов. При этом, чем крупнее организация и чем больше сотрудников в штате, тем более сложной и разветвленной эта система должна быть.
Главными задачами внутрикорпоративных коммуникаций являются:
По типу корпоративной иерархии существуют следующие виды внутриорганизационных коммуникаций:
По стилю общения и задачам можно выделить следующие виды внутрикорпоративных коммуникаций:
К основным каналам внутренних коммуникаций в организации относятся:
Из инструментов выделяют следующие:
Теперь рассмотрим, как поэтапно выстроить систему внутрикорпоративных коммуникаций в компании.
На этом этапе важно понять, как происходит корпоративная коммуникация сейчас, какие у нее есть недостатки и что предстоит усовершенствовать. Также, нужно определить цели, которые должны быть достигнуты.
Например, на данный момент, распределение задач проходит преимущественно в Телеграм-чатах. При этом, из-за большого потока сообщений, важные уведомления теряются и информация не доходит до сотрудников вовремя. В этом случае нужно ускорить время получения данных и сделать так, чтобы сотрудник мог установить статус задачи: “получена”, “выполняется”, “готова”.
Теперь следует установить, какой объем работ нужно провести, кто будет ими заниматься, сколько времени займет разработка и внедрение системы корпоративной коммуникации и какой бюджет нужно на это выделить.
Например, для постановки и распределения задач будет использоваться Bitrix24. В бюджете закладываются средства на оплату сервиса и разработку, а ответственными назначаются штатные программисты. Также выстраивается схема взаимодействия между разными уровнями иерархии и карта коммуникаций, определяются приоритетные и дополнительные каналы связи. К примеру, для информирования о важных новостях будет использоваться рассылка в чат-боте от руководства, а для распространения несрочного контента - корпоративный сайт.
На этом этапе разработанная стратегия внутрикорпоративной коммуникации воплощается в жизнь – выбранные каналы тестируются на соответствие целям, выявляются их недостатки и методы устранения. При этом, процесс связи между подчиненными и руководством, отдельными сотрудниками, отделами и филиалами оптимизируется, чтобы скорость и достоверность передачи информации была максимальной.
Здесь, система корпоративной коммуникации внедряется в рабочий процесс и сотрудников знакомят с ней, объясняя основные нюансы и помогая разобраться с непонятными моментами. При этом, важно понимать, что на адаптацию к новой системе требуется некоторое время. После успешного внедрения следует получить от персонала обратную связь и узнать коллективное мнение, которое будет использоваться для дальнейший усовершенствований.
Внутренние коммуникации подлежат регулярному анализу, поскольку должны совершенствоваться вместе с развитием компании и появлением новых задач. Нужно анализировать, помогают ли существующие инструменты обеспечить скорость и качество связи, нет ли “слепых зон”, куда не доходит информация и так далее. Чем быстрее будут устранены все недостатки, тем лучше будет функционировать компания.
Оценка эффективности внутренних коммуникаций происходит по следующим критериям.
Во время внедрения системы коммуникаций важно регулярно возвращаться к целям, поставленным в начале разработки. Например, если в приоритете была скорость, то следует оценить среднее время, которое уходит на получение сообщения адресатом.
Контролируйте, насколько прозрачно каналы корпоративной коммуникации доносят смысл сообщений, нет ли искажений и неточностей.
В первую очередь, система корпоративной коммуникации должна быть удобна для персонала, поэтому важно собирать обратную связь. Для этого можно провести опрос, организовать собрание или личную беседу, чтоб узнать, как сотрудники оценивают каналы взаимодействия, удобно ли им с ними работать, какие они видят недостатки и что хотели бы улучшить.
Необходимо оценить, как внутренние коммуникации влияют на взаимоотношения между сотрудниками компании. Если внедрить систему правильно, общение в коллективе должно стать более слаженным, а количество недопониманий и конфликтов на рабочей почве – снизиться.
На этом этапе необходимо отследить, как происходит взаимодействие между уровнями управления, разными отделами, командами и отдельными сотрудниками. Внутренние коммуникации должны помогать эффективно обмениваться информацией, чтобы достигать поставленных целей (например, качественного обслуживания клиентов, оперативной реакции на изменения рынка, исключения производственного брака в поставках). Когда внутренние коммуникации компании хорошо согласованы и сконцентрированы на общей цели, это способствует повышению производительности, улучшению трудового климата и успешной реализации бизнес-стратегий.
Внутренние коммуникации компании – ключевой элемент ее успешного функционирования. Они совершенствуют и оптимизируют рабочий процесс, улучшают взаимоотношения между сотрудниками, разными отделами или филиалами, а также между подчиненными и руководством на разных уровнях управления. Выбирайте те каналы и инструменты, которые подходят вашему виду деятельности и позволяют наиболее эффективно наладить связь в коллективе. Кроме того, постоянно совершенствуйте систему и обязательно учитывайте мнение своих сотрудников – только в этом случае внутренние коммуникации будут способствовать устойчивому развитию бизнеса.
Пожалуйста, авторизуйтесь
