Как выстраивать внутренние корпоративные коммуникации и управлять ими

Внутренние коммуникации - ключевой инструмент обеспечения взаимодействия между сотрудниками и организации рабочих процессов в компании. От качества их построения зависит скорость и точность распространения информации, уровень взаимопонимания в коллективе и успех всего бизнеса в целом. Сегодня, поговорим о том, как выстроить качественную коммуникационную систему в организации и эффективно управлять ею

Что такое внутренние коммуникации

Внутренние коммуникации — это одна из важнейших корпоративных бизнес-функций, отвечающая за выстраивание эффективного взаимодействия между персоналом, отделами и филиалами внутри одной компании путем организации процесса обмена рабочей информацией.

С развитой коммуникационной системой можно быть уверенным, что важные сообщения не останутся незамеченными и дойдут до адресатов. При этом, чем крупнее организация и чем больше сотрудников в штате, тем более сложной и разветвленной эта система должна быть.

внутренние коммуникации - фото

Задачи внутренних корпоративных коммуникаций

Главными задачами внутренних коммуникаций являются:

  • своевременная передача сообщений без искажения и утечек;
  • ускорение работы и упрощение достижения целей компании за счет оптимизации бизнес-процессов;
  • помощь в развитии корпоративной культуры;
  • развитие и обучение сотрудников;
  • упрощение адаптационного процесса нового персонала;
  • улучшение отношений между сотрудниками и укрепление связей в коллективе;
  • повышение вовлеченности и мотивации персонала;
  • упрощение отслеживания результативности работы отдельных сотрудников и отделов в целом и так далее. 

Виды внутренней коммуникации

По типу корпоративной иерархии существуют следующие виды внутриорганизационных коммуникаций:

  1. Вертикальные — обеспечивают взаимодействие между руководством и подчиненными. Здесь, для обмена информацией может использоваться корпоративный сайт, закрытая группа в соцсети, чат или канал в мессенджере, где сообщения отправляют только администраторы;
  2. Горизонтальные — помогают общаться сотрудникам одного уровня (например, внутри отдела, команды или филиала). Для этого используются конференции в соцсетях и чаты в мессенджерах, площадки, поддерживающие групповые видеозвонки, такие как Zoom, Telegram, Skype и др;
  3. Диагональные — поддерживают связь между разными уровнями иерархии компании и разными подразделениями. Чаще всего для этого используются CRM-системы и сервисы, поддерживающие создание досок, такие как Trello и Bitrix24. А, например, крупные корпорации, зачастую, разрабатывают собственные мобильные и веб-приложения. 

По стилю общения и задачам можно выделить следующие виды внутрикорпоративных коммуникаций:

  • официальные — подразумевают деловое общение между сотрудниками, куда входит назначение и обсуждение задач, принятие управленческих решений;
  • неформальные — обеспечивают неофициальное общение внутри коллектива через групповые чаты, где у каждого участника есть доступ к написанию сообщений. 

корпоративные коммуникации - фото

Основные каналы и инструменты Internal Communications

К основным каналам внутренних коммуникаций в организации относятся:

  • электронная почта;
  • корпоративные порталы и CRM-системы;
  • социальные сети (в том числе внутренние);
  • собрания, конференции и презентации;
  • печатные и электронные корпоративные журналы.

Из инструментов выделяют следующие:

  1. Бренд-медиа — корпоративный сайт или портал, мессенджеры, соцсети, чат-боты, собственное интернет-издание, рассылки по электронной почте и SMS. Все это подходит для передачи новостей, анонсирования мероприятий, вынесения публичных благодарностей и поощрений;
  2. Корпоративная печатная продукция — периодические или посвященные определенным событиям журналы, газеты, каталоги, брошюры и книги, способствующие росту имиджа компании, формированию положительной репутации среди персонала и повышения его вовлеченности;  
  3. Системы управления проектами или CRM — идеально подходят для назначения и распределения задач, а также контроля за их выполнением. Софт таких программ позволяет создать собственную систему, соответствующую иерархии компании и целям внутренних коммуникаций, используя готовые шаблоны; 
  4. Внутрикорпоративные мероприятия, собрания, презентации — могут использоваться для мозговых штурмов, принятия решений, обсуждения важных вопросов, а также для информирования сотрудников о важных событиях в организации;
  5. Сторонние мероприятия — ярмарки вакансий, участие в конференциях, выставках, благотворительных встречах. Такие события способствуют улучшению общественного мнения и привлечению к компании внимания потенциальных сотрудников;
  6. Брендированная продукция — мерч (например, одежда, канцелярия, посуда с изображением логотипа и других элементов бренда, сувениры), а также оформление рабочего пространства в единой стилистике для повышения мотивации и вовлеченности сотрудников.

внутрикорпоративные коммуникации - фото

Как выстроить и управлять внутрикорпоративными коммуникациями

Теперь рассмотрим, как поэтапно выстроить систему внутренней коммуникации в компании.

 

Анализ ситуации и определение целей

На этом этапе важно понять, как происходит коммуникация внутри компании сейчас, какие у нее есть недостатки и что предстоит усовершенствовать. Также, нужно определить цели, которые должны быть достигнуты. 

Например, на данный момент, распределение задач проходит преимущественно в Телеграм-чатах. При этом, из-за большого потока сообщений, важные уведомления теряются и информация не доходит до сотрудников вовремя. В этом случае нужно ускорить время получения данных и сделать так, чтобы сотрудник мог установить статус задачи: “получена”, “выполняется”, “готова”.

Разработка стратегии

Теперь следует установить, какой объем работ нужно провести, кто будет ими заниматься, сколько времени займет разработка и внедрение внутрикорпоративной коммуникационной системы и какой бюджет нужно на это выделить.

Например, для постановки и распределения задач будет использоваться Bitrix24. В бюджете закладываются средства на оплату сервиса и разработку, а ответственными назначаются штатные программисты. Также выстраивается схема взаимодействия между разными уровнями иерархии и карта коммуникаций, определяются приоритетные и дополнительные каналы связи. К примеру, для информирования о важных новостях будет использоваться рассылка в чат-боте от руководства, а для распространения несрочного контента - корпоративный сайт.

Создание каналов коммуникации

На этом этапе разработанная стратегия воплощается в жизнь — выбранные каналы тестируются на соответствие целям, выявляются их недостатки и методы устранения. При этом, процесс связи между подчиненными и руководством, отдельными сотрудниками, отделами и филиалами оптимизируется, чтобы скорость и достоверность передачи информации была максимальной. 

Обучение сотрудников и получение обратной связи

Здесь, система внедряется в рабочий процесс и сотрудников знакомят с ней, объясняя основные нюансы и помогая разобраться с непонятными моментами. При этом, важно понимать, что на адаптацию к новой внутренней системе коммуникации требуется некоторое время. После успешного внедрения следует получить от персонала обратную связь и узнать коллективное мнение, которое будет использоваться для дальнейший усовершенствований.  

Анализ и внедрение улучшений

Внутренние коммуникации подлежат регулярному анализу, поскольку должны совершенствоваться вместе с развитием компании и появлением новых задач. Нужно анализировать, помогают ли существующие инструменты обеспечить скорость и качество связи, нет ли “слепых зон”, куда не доходит информация и так далее. Чем быстрее будут устранены все недостатки, тем лучше будет функционировать компания.

внутренние коммуникации в компании - фото

Критерии эффективности внутренних коммуникаций

Оценка эффективности внутренних коммуникаций происходит по следующим критериям.

Соответствие поставленным целям и задачам

Во время внедрения системы коммуникаций важно регулярно возвращаться к целям, поставленным в начале разработки. Например, если в приоритете была скорость, то следует оценить среднее время, которое уходит на получение сообщения адресатом.

Точность распространения информации

Контролируйте, насколько прозрачно каналы доносят смысл сообщений, нет ли искажений и неточностей.

Вовлеченность и мнение сотрудников

В первую очередь, система должна быть удобна для персонала, поэтому важно собирать обратную связь. Для этого можно провести опрос, организовать собрание или личную беседу, чтоб узнать, как сотрудники оценивают каналы коммуникации, удобно ли им с ними работать, какие они видят недостатки и что хотели бы улучшить.

Климат доверия

Необходимо оценить, как внутренние коммуникации влияют на взаимоотношения между сотрудниками компании. Если внедрить систему правильно, общение в коллективе должно стать более слаженным, а количество недопониманий и конфликтов на рабочей почве — снизиться.

Координация и согласованность

На этом этапе необходимо отследить, как происходит взаимодействие между уровнями управления, разными отделами, командами и отдельными сотрудниками. Внутренние коммуникации должны помогать эффективно обмениваться информацией, чтобы достигать поставленных целей (например, качественного обслуживания клиентов, оперативной реакции на изменения рынка, исключения производственного брака в поставках). Когда внутренние коммуникации компании хорошо согласованы и сконцентрированы на общей цели, это способствует повышению производительности, улучшению трудового климата и успешной реализации бизнес-стратегий.

Резюме

Внутренние коммуникации компании — ключевой элемент ее успешного функционирования. Они совершенствуют и оптимизируют рабочий процесс, улучшают взаимоотношения между сотрудниками, разными отделами или филиалами, а также между подчиненными и руководством на разных уровнях управления. Выбирайте те каналы и инструменты, которые подходят вашему виду деятельности и позволяют наиболее эффективно наладить связь в коллективе. Кроме того, постоянно совершенствуйте систему и обязательно учитывайте мнение своих сотрудников — только в этом случае внутренние коммуникации будут способствовать устойчивому развитию бизнеса.

Премия
Национальная Премия бизнес-коммуникаций. Эффективность
НПБК.Эффективность — главная награда за эффективные маркетинговые и внутрикоммуникационные практики и одно из важнейших деловых событий страны.