Онбординг (onboarding) – это комплекс поэтапных действий со стороны руководства, которые помогают новому сотруднику адаптироваться к своему рабочему месту и влиться в рабочий процесс.
В процессе онбординга новичка вводят в курс дел и предоставляют информацию, помогающую ему во время выполнения своих обязанностей – объясняют рабочие задачи, знакомят с коллективом и корпоративной культурой, рассказывают о всех особенностях его должности и готовят к вероятным сложностям.
Также онбординг включает неформальную поддержку работника в период адаптации: если у него возникают вопросы или непредвиденные моменты, он всегда может обратиться к наставнику, который оперативно поможет разобраться в ситуации. Благодаря этому новичок уже с первого дня ощущает себя частью коллектива, понимает, что он важен для компании и быстрее включается в рабочий процесс, начиная приносить пользу.
Что происходит в организациях, где онбординга сотрудников нет или он формальный и неинформативный? Новичок, получивший краткие инструкции, старается влиться в работу и почти наверняка сталкивается с трудностями и допускает ошибки. Он пытается разобраться со всем самостоятельно или с помощью коллег, рабочий процесс тормозится, в коллективе возникает напряжение. Человек чувствует, что не справляется с обязанностями и что в компании ему некомфортно, и вскоре принимает решение уволиться. Руководству опять приходится тратить время и средства на подбор персонала, и такие ситуации повторяются в течение длительного времени. Ввиду этого не получается сформировать надежный штат постоянных сотрудников.
Основные задачи онбординга следующие:
Основная разница между понятиями онбординга и адаптации заключается в том, что адаптация – это естественный процесс, в ходе которого новичок осваивается на рабочем месте. Она будет протекать даже без участия руководства, но в этом случае с большой вероятностью будет тяжелой или вообще неудачной. В то время, как онбординг сотрудников – это целенаправленные действия, которые ускоряют и облегчают адаптацию.
Теперь пошагово расскажем, как правильно проводить онбординг сотрудников в своей компании.
Правильный онбординг начинается с пребординга (preboarding) – процесса корпоративного взаимодействия с новым сотрудником еще до начала его первого рабочего дня в компании. На этом этапе важно подготовить удобное рабочее место, оборудование, форму или бейджик, необходимые документы, пропуск – все, что будет нужно для полноценной трудовой деятельности. Это не только приятно, но и практично, поскольку новичку не придется ждать, пока решаются организационные моменты. В этом случае он сразу может начать погружение в рабочий процесс.
Также в процессе онбординга сотрудников постарайтесь заранее составить инструкцию с ответами на основные вопросы, которые могут возникнуть – это не заменяет личный инструктаж, а служит “шпаргалкой”, к которой можно вернуться в любой момент. Лучше всего разработать ее в виде схем и инфографик, а не сплошным текстом – так находить нужную информацию будет проще. Кроме того, желательно, чтобы инструкция была и в печатном, и в электронном варианте.
Часто получается, что новый сотрудник некоторое время сидит без работы или наоборот, на него сваливают сразу множество задач. Заранее определите, чем будет заниматься новичок, следите за тем, чтобы задачи были разноплановыми, способными раскрыть все таланты и качества специалиста и дать ему наглядное понятие о том, чем он будет заниматься в компании. На этом этапе онбординга не давайте работнику слишком сложные проекты – например, с требовательными клиентами или горящими сроками, позвольте ему постепенно адаптироваться к новым требованиям.
На 3 этапе онбординга необходимо определить человека, к которому новичок сможет обращаться по всем вопросам. Это должен быть опытный сотрудник, хорошо знакомый с рабочим процессом. Желательно, чтобы у него был опыт в наставничестве, поскольку далеко не все хорошие специалисты могут передавать знания другим так же эффективно, как они работают сами. Этот человек должен быть мотивированным – так у руководства будет уверенность, что он подойдет к задаче ответственно, а не просто проведет формальный инструктаж. Учтите, что теперь у наставника будет больше работы, чем раньше, поэтому снизьте его нагрузку или назначьте материальное вознаграждение.
Это – составляющая онбординга, которую игнорируют многие компании, делая акцент только на погружение в рабочие процессы. Адаптация к новому коллективу и системе ценностей важна не меньше, ведь многие сотрудники принимают решение об уходе из-за того, что не “сходятся характерами” с коллегами или с компанией в целом. Заранее сообщите своим подчиненным о приходе нового сотрудника, обозначьте, какую должность он будет занимать и какие задачи выполнять. В первый рабочий день представьте его коллективу, постарайтесь выстроить коммуникацию, представьте коллегам, расскажите, кто чем занимается и с кем ему предстоит взаимодействовать. Устройте новичку экскурсию по компании – познакомьте его с работой не только отдела, в который он устраивается, но и с другими подразделениями. Расскажите, о корпоративной культуре: какие традиции есть в вашей организации, какие у вас ценности, как вы улучшаете жизнь ваших клиентов. Главное – правильная подача: не нужно превращать рассказ в скучную долгую лекцию.
Онбординг не заканчивается в первый день – новичку все еще нужна поддержка, которая поможет влиться в рабочий процесс. Дайте ему время на то, чтобы освоиться, затем спросите, все ли ему нравится, есть ли вопросы или пожелания, столкнулся ли он со сложностями, какие отношения складываются в коллективе. При этом важно обозначить, что вы ждете честный, а не “хороший” ответ, и готовы пойти навстречу и помочь в случае необходимости. Также поинтересуйтесь у остальных сотрудников их мнением о новичке – как он работает, как проходит процесс адаптации, вписывается ли он в коллектив и успешно ли справляется с задачами.
Невозможно сделать правильный вывод о специалисте, ориентируясь на первые несколько недель работы. На начальных этапах онбординга человек может давать средние результаты, но, освоившись на рабочем месте, значительно улучшить показатели. Или же наоборот, сотрудник выкладывается на полную только в начале, а затем, удостоверившись, что он получил свою должность, перестать быть таким ответственным. Поэтому нужно отслеживать динамику не менее 2-3 месяцев: такой испытательный срок нужен не для того, чтобы придраться к новичку и найти повод для увольнения – он позволяет выявить возможные проблемы в работе сотрудника и помочь ему эффективно справиться с трудностями.
Онбординг должен быть внедрен в каждой компании, которая заботится о своих работниках и хочет помочь новичкам как можно быстрее влиться в коллектив, в полной мере раскрыв свой профессиональный потенциал. Подготовьте рабочее место, составьте задачи и выберите наставника для нового члена вашего коллектива, проведите экскурсию по компании и дайте ему всю информацию, которая поможет легко включиться в рабочий процесс. Такие действия сделают первые дни на работе гораздо более комфортными и позволят избежать стресса. Но онбординг на этом не заканчивается: в первые несколько месяцев новичку все еще понадобится поддержка, поэтому следите за его результатами, интересуйтесь мнением о работе и помогайте справиться с возникающими сложностями.
Пожалуйста, авторизуйтесь
