Онбординг сотрудников: что это и как его проводить

Большинство сотрудников принимает решение, останутся ли они в компании, ориентируясь на первые несколько месяцев работы в ней. Если руководство никак не помогает в адаптации, а осваиваться приходится самостоятельно или - в лучшем случае - с помощью коллег - человек скорее всего станет искать новое, более “приветливое” место. Чтобы удержать новичков с потенциалом в компании, проводится онбординг (onboarding). Что это такое и как его реализовать в своей компании, чтобы избежать текучести кадров и не терять перспективных сотрудников, мы расскажем в этом материале.

Что такое онбординг персонала

Простыми словами онбординг — это комплекс действий со стороны руководства, которые помогают новому сотруднику адаптироваться к своему рабочему месту. Новичка вводят в курс дел и предоставляют информацию, которая поможет ему во время выполнения своих обязанностей — объясняют рабочие задачи, знакомят с коллективом и корпоративной культурой, рассказывают о всех особенностях его должности и готовят к вероятным сложностям. 

Также онбординг включает поддержку сработника в период адаптации: если у него возникают вопросы или непредвиденные моменты, он всегда может обратиться к наставнику, который оперативно поможет разобраться в ситуации. Благодаря этому новичок уже с первого дня ощущает себя частью коллектива, понимает, что он важен для компании и быстрее включается в рабочий процесс, начиная приносить пользу.

онбординг сотрудников - фото
Онбординг помогает новичку влиться в коллектив и адаптироваться к работе

Что происходит в организациях, где онбординга нет или он формальный и неинформативный? Новичок, получивший краткие инструкции, старается влиться в работу и почти наверняка сталкивается с трудностями и допускает ошибки. Он пытается разобраться со всем самостоятельно или с помощью коллег, рабочий процесс тормозится, в коллективе возникает напряжение. Человек чувствует, что не справляется с обязанностями и что в компании ему некомфортно, и вскоре принимает решение уволиться. Руководству опять приходится тратить время и средства на подбор персонала, и такие ситуации повторяются в течение длительного времени. Ввиду этого не получается сформировать надежный штат постоянных сотрудников. 

Зачем нужен onboarding

Основные задачи онбординга следующие:

  • обучение — нового сотрудника учат выполнять свои обязанности, знакомят с оборудованием и ПО, разъясняют суть рабочих задач и обозначают результат, который ожидает получить руководство;
  • вовлечение — новичка знакомят с бытом компании, с ее ценностями и особенностями корпоративной культуры, с системой поощрений и перспективами карьерного роста, чтобы заинтересовать и дать мотивацию остаться на рабочем месте;
  • адаптация к коллективу — сотрудник знакомится с коллегами, погружается в иерархию компании, понимает, какое положение в ней он будет занимать, кто будет работать с ним в команде и к кому можно будет обратиться за помощью;
что такое онбординг - фото
Благодаря онбордингу новичок быстрее становится частью команды
  • повышение эффективности работы новичка — он с самого начала понимает свои задачи, допускает гораздо меньше ошибок и быстрее начинает выполнять свои обязанности в полном объеме;
  • удержание — человек, который быстро адаптировался к новым условиям работы и влился в коллектив, с большей вероятностью примет решение остаться в компании.

В чем разница между онбордингом и адаптацией

Основная разница между понятиями онбординга и адаптации заключается в том, что адаптация — это естественный процесс, в ходе которого новичок осваивается на рабочем месте. Она будет протекать даже без участия руководства, но в этом случае с большой вероятностью будет тяжелой или вообще неудачной. Онбординг — это целенаправленные действия, которые ускоряют и облегчают адаптацию.

Как проводить онбординг

Теперь пошагово расскажем, как внедрить онбординг в своей компании.

Подготовка рабочего места

Правильный онбординг начинается еще до первого дня работы нового сотрудника в компании. Заранее подготовьте для него удобное место, оборудование, форму или бейджик, необходимые документы, пропуск — все, что будет нужно для работы. Это не только приятно, но и практично — новичку не придется ждать, пока решаются организационные моменты, он сразу может начать погружение в рабочий процесс. Также постарайтесь заранее подготовить инструкцию с ответами на основные вопросы, которые могут возникнуть — это не заменяет личный инструктаж, а служит “шпаргалкой”, к которой можно вернуться в любой момент. Лучше всего разработать ее в виде схем и инфографик, а не сплошным текстом — так находить нужную информацию будет проще. Кроме того, желательно, чтобы инструкция была и в печатном, и в электронном варианте.

Составление плана задач

Часто получается, что новый сотрудник некоторое время сидит без работы или наоборот, на него сваливают сразу множество задач. Заранее определите, чем будет заниматься новичок, следите за тем, чтобы задачи были разноплановыми, способными раскрыть все таланты и качества специалиста и дать ему наглядное понятие о том, чем он будет заниматься в компании. Не давайте слишком сложные проекты — например, с требовательными клиентами или горящими сроками, позвольте ему постепенно адаптироваться к новым требованиям.

Назначение наставника

Здесь нужно заранее определить человека, к которому новичок сможет обращаться по всем вопросам. Это должен быть опытный сотрудник, хорошо знакомый с рабочим процессом. Желательно, чтобы у него был опыт в наставничестве, поскольку далеко не все хорошие специалисты могут передавать знания другим так же эффективно, как они работают сами. Этот человек должен быть мотивированным — так у руководства будет уверенность, что он подойдет к задаче ответственно, а не просто проведет формальный инструктаж. Учтите, что теперь у наставника будет больше работы, чем раньше, поэтому снизьте его нагрузку или назначьте материальное вознаграждение.

onboarding - фото
Наставник поможет новому сотруднику справиться со сложностями

Знакомство новичка с корпоративной культурой и коллективом

Это — составляющая онбординга, которую игнорируют многие компании, делая акцент только на погружение в рабочие процессы. Адаптация к новому коллективу и системе ценностей важна не меньше, ведь многие сотрудники принимают решение об уходе из-за того, что не “сходятся характерами” с коллегами или с компанией в целом. Заранее сообщите своим подчиненным о приходе нового сотрудника, обозначьте, какую должность он будет занимать и какие задачи выполнять. В первый рабочий день представьте его коллективу, познакомьте с коллегами, расскажите, кто чем занимается и с кем ему предстоит взаимодействовать. Устройте новичку экскурсию по компании — познакомьте его с работой не только отдела, в который он устраивается, но и с другими подразделениями. Расскажите, какие традиции есть в вашей организации, какие у вас ценности, как вы улучшаете жизнь ваших клиентов. Главное — правильная подача: не нужно превращать рассказ в скучную долгую лекцию. 

Получение обратной связи от сотрудника и коллектива

Онбординг не заканчивается в первый день — новичку все еще нужна поддержка, которая поможет влиться в рабочий процесс. Дайте ему время на то, чтобы освоиться, затем спросите, все ли ему нравится, есть ли вопросы или пожелания, столкнулся ли он со сложностями, какие отношения складываются в коллективе. При этом важно обозначить, что вы ждете честный, а не “хороший” ответ, и готовы пойти навстречу и помочь в случае необходимости. Также поинтересуйтесь у остальных сотрудников их мнением о новичке — как он работает, как проходит процесс адаптации, вписывается ли он в коллектив и успешно ли справляется с задачами. 

Ознакомление с качеством работы новичка

Невозможно сделать правильный вывод о специалисте, ориентируясь на первые несколько недель работы. В период адаптации человек может давать средние результаты, но, освоившись на рабочем месте, значительно улучшить показатели. Или же наоборот, сотрудник выкладывается на полную только в начале, а затем, удостоверившись, что он получил свою должность, перестать быть таким ответственным. Поэтому нужно отслеживать динамику не менее 2-3 месяцев: такой испытательный срок нужен не для того, чтобы придраться к новичку и найти повод для увольнения — он позволяет выявить возможные проблемы в работе сотрудника и помочь ему эффективно справиться с трудностями. 

Резюме

Онбординг должен быть внедрен в каждой компании, которая заботится о своих работниках и хочет помочь новичкам как можно быстрее влиться в коллектив, в полной мере раскрыв свой профессиональный потенциал. Подготовьте рабочее место, составьте задачи и выберите наставника для нового члена вашего коллектива, проведите экскурсию по компании и дайте ему всю информацию, которая поможет легко включиться в рабочий процесс. Такие действия сделают первые дни на работе гораздо более комфортными и позволят избежать стресса. Но онбординг на этом не заканчивается: в первые несколько месяцев новичку все еще понадобится поддержка, поэтому следите за его результатами, интересуйтесь мнением о работе и помогайте справиться с возникающими сложностями. 

Премия
Национальная Премия бизнес-коммуникаций. Эффективность
НПБК.Эффективность — главная награда за эффективные маркетинговые и внутрикоммуникационные практики и одно из важнейших деловых событий страны.

Читайте также